Jak wdrażamy Zgłoszenia24 do firm organizujących wydarzenia?

Wdrożenie nowego systemu informatycznego w firmie to zawsze spore wyzwanie. Szczególnie gdy mówimy o branży eventowej, gdzie czas to pieniądz, a każda pomyłka może oznaczać chaos organizacyjny. Właśnie dlatego opracowaliśmy sprawdzony proces wdrażania Zgłoszenia24 – narzędzia, które pomaga firmom zajmującym się organizacją wydarzeń w pełni kontrolować proces rejestracji, płatności i obsługi uczestników.

Ale zanim przejdziemy do szczegółów, zatrzymajmy się na chwilę przy problemach, które firmy najczęściej zgłaszają przed wdrożeniem nowego systemu. Bo jeśli masz wątpliwości – jesteś w dobrym miejscu.

Najczęstsze obawy związane z wdrażaniem oprogramowania

Nie ma co ukrywać – zmiana systemu zarządzania wydarzeniami to decyzja, która budzi pytania i wątpliwości. Oto najczęstsze z nich:

🔹 „Czy moje obecne procesy nie zostaną zaburzone?”
🔹 „Jak szybko mój zespół nauczy się korzystać z nowego narzędzia?”
🔹 „Czy to wdrożenie mnie nie przerośnie?”
🔹 „Czy system na pewno będzie pasował do moich potrzeb?”
🔹 „A co, jeśli coś się zepsuje po wdrożeniu?”

To zupełnie normalne pytania i zaraz pokażę Ci, jak na każde z nich mamy gotowe rozwiązania. Pamiętaj – wdrażanie nowego systemu to nie skok na głęboką wodę, ale dobrze zaplanowany proces.

Krok 1: Analiza potrzeb i wybór odpowiedniego modelu wdrożenia

Każda firma organizująca wydarzenia działa nieco inaczej. Niektóre skupiają się na szkoleniach, inne na koloniach, a jeszcze inne na dużych eventach sportowych. Dlatego pierwszym krokiem jest zrozumienie Twojego modelu biznesowego.

W tym celu przeprowadzamy krótką analizę, w której ustalamy:

🔹 Rozwiązanie na wątpliwość: „Czy system na pewno będzie pasował do moich potrzeb?”
👉 Dopasowujemy system dokładnie do Twojego modelu biznesowego – nie dostajesz , sztywnego oprogramowania, ale elastyczne narzędzie dopasowane do Twojej działalności.

Krok 2: Planowanie wdrożenia – minimalizujemy ryzyko

Każde wdrożenie musi mieć plan – i to dobrze przemyślany. Po analizie potrzeb ustalamy strategię wdrożenia. Do wyboru są dwa podejścia:

1️⃣ Stopniowe wdrażanie – najpierw wprowadzamy podstawowe funkcje (np. rejestrację uczestników), a później rozbudowujemy system o kolejne moduły, jak np. dodawanie dodatkowych produktów, czy rejestrację.
2️⃣ Wdrożenie kompleksowe – jeśli masz dobrze przygotowany zespół i chcesz szybko uruchomić nowy system, wdrażamy wszystko jednocześnie.

🔹 Rozwiązanie na wątpliwość: „Czy moje obecne procesy nie zostaną zaburzone?”
👉 Dzięki stopniowemu wdrażaniu możesz zacząć korzystać z systemu w kontrolowany sposób, bez ryzyka zakłócenia działalności.

Krok 3: Konfiguracja systemu pod Twoją firmę

To etap, w którym dzieje się prawdziwa magia. Nie instalujemy pustego systemu i nie zostawiamy Cię samemu z dokumentacją. Zamiast tego konfigurujemy Zgłoszenia24 pod konkretne wymagania Twojej firmy.

Co robimy?
✔️ Ustawiamy formularze rejestracyjne, dopasowane do Twoich wydarzeń
✔️ Konfigurujemy powiadomienia e-mail i SMS, żeby komunikacja z uczestnikami była automatyczna
✔️ Tworzymy kontrolę płatności i faktur, eliminując ręczne rozliczenia
✔️ Dostosowujemy role użytkowników – różne poziomy dostępu dla pracowników

🔹 Rozwiązanie na wątpliwość: „Czy to wdrożenie mnie nie przerośnie?”
👉 Robimy wszystko za Ciebie – Twój system jest gotowy do działania jeszcze zanim go zobaczysz.

Krok 4: Szkolenie zespołu – jak sprawić, by ludzie naprawdę korzystali z nowego narzędzia?

Wiele firm wdraża nowe systemy, ale ich zespoły… nadal korzystają ze starych metod pracy. Powód? Brak szkolenia. Dlatego u nas to kluczowy element wdrożenia.

Jak szkolimy?

✅ Praktyczne warsztaty online lub stacjonarne – uczymy zespoły poprzez realne przykłady
✅ Dostęp do nagrań i materiałów instruktażowych – pracownicy mogą wrócić do nich w każdej chwili
✅ Wsparcie w pierwszych tygodniach – jeśli coś nie działa, rozwiązujemy problem od razu

🔹 Rozwiązanie na wątpliwość: „Jak szybko mój zespół nauczy się korzystać z nowego narzędzia?”
👉 Szkolenie w praktycznej formie + materiały do samodzielnej nauki = szybka adaptacja.

Krok 5: Publikacja i start systemu

Po testach i szkoleniach czas na uruchomienie systemu w Twojej firmie. To moment, w którym Twój zespół zaczyna pracować w nowym środowisku.

Ale nie martw się – w pierwszych tygodniach masz pełne wsparcie, więc jeśli coś wymaga poprawki lub dostosowania, reagujemy od razu.

🔹 Rozwiązanie na wątpliwość: „A co, jeśli coś się zepsuje po wdrożeniu?”
👉 Monitorujemy działanie systemu i zapewniamy wsparcie techniczne – jesteśmy dostępni, gdy tylko tego potrzebujesz.

Podsumowanie – co zyskujesz dzięki wdrożeniu Zgłoszenia24?

Jeśli chcesz, żeby Twoje wydarzenia były lepiej zarządzane, uczestnicy bardziej zadowoleni, a procesy sprawniejsze – czas na wdrożenie Zgłoszenia24.

📩 Skontaktuj się z nami i zacznij zmieniać sposób organizacji wydarzeń już dziś!